Politique de confidentialité

Monarch Wealth Securities et votre vie privée

Monarch Wealth Securities considère que la protection de votre vie privée fait partie intégrante du service que nous vous offrons. Nous comprenons la nécessité de protéger les renseignements que vous nous avez confiés. Dans le cadre de cet engagement, nous avons adopté des principes visant à protéger votre vie privée, à prévenir toute utilisation abusive de vos renseignements personnels et à vous faire comprendre notre engagement à cet égard.

Les mentions « Monarch Wealth Securities », « nous » ou « notre » désignent Monarch Wealth Securities Inc. ainsi que ses filiales et sociétés affiliées, selon le contexte. L'expression « renseignements personnels » désigne tout renseignement qui vous identifie en tant que personne, y compris votre nom, votre adresse, votre âge, votre sexe, votre revenu, votre état matrimonial, votre situation financière, votre emploi, votre historique d'opérations et vos données d'utilisation du site Web, ainsi que vos références personnelles et numéros d'identification (comme le numéro d'assurance sociale).

Notre politique de confidentialité s'applique aux clients particuliers, y compris aux personnes exerçant des activités seules ou en société de personnes. Les sections suivantes répondent à la plupart des questions importantes que vous pourriez avoir sur la façon dont nous recueillons, protégeons et utilisons les renseignements personnels, et sur la façon dont nous demeurons accessibles et responsables envers vous.

Nos principes en matière de confidentialité

Nous avons intégré à notre politique de confidentialité certains principes de protection des renseignements personnels.

• Collecte et utilisation des renseignements personnels – Nous vous expliquerons comment nous entendons utiliser vos renseignements personnels avant ou au moment de les recueillir, et nous limiterons cette collecte à ce qui est nécessaire à ces fins. Nous les utiliserons uniquement aux fins expliquées et nous obtiendrons votre consentement si nous souhaitons les utiliser à toute autre fin.
• Communication des renseignements personnels à des tiers – Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des personnes non affiliées à Monarch Wealth Securities, comme des organismes de réglementation, des fournisseurs de services ou des agences d'évaluation du crédit, mais uniquement avec votre consentement ou lorsque la loi l'exige ou le permet.
• Conservation et protection des renseignements personnels – Nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins expliquées ou exigé par la loi. Nous protégerons les renseignements personnels que nous obtenons à votre sujet au moyen de mesures de sauvegarde et de sécurité appropriées.
• Accès et exactitude – Nous vous donnerons un accès raisonnable aux renseignements personnels vous concernant que détient Monarch Wealth Securities, ainsi qu'à l'information sur leur utilisation et leur communication. Nous ferons tous les efforts raisonnables pour que vos renseignements personnels demeurent exacts et à jour.
• Responsabilité et ouverture à vos préoccupations – Nous nous tiendrons responsables envers vous et nous examinerons vos préoccupations concernant tout aspect du traitement de vos renseignements personnels, et y répondrons. Nous expliquerons l'application de notre politique de confidentialité à vos renseignements personnels ainsi que vos options de refus ou de retrait du consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ceux-ci, et nous consignerons et respecterons vos choix.

Pourquoi Monarch Wealth Securities recueille-t-elle des renseignements personnels?

Nous recueillons, conservons et utilisons vos renseignements personnels uniquement lorsque nous croyons raisonnablement qu'ils nous aideront à administrer nos activités ou à vous fournir des produits, des services et d'autres occasions à titre de client. Nous ne les recueillons et ne les conservons qu'à des fins commerciales précises — et nous vous en expliquerons la raison sur demande. Les renseignements demandés dépendent des produits ou services que vous demandez et sont, dans la plupart des cas, exigés par la loi ou par les politiques des organismes de réglementation dont nous relevons.

Votre numéro d'assurance sociale est requis pour les produits générant un revenu de placement, afin de respecter les exigences de déclaration de revenus de l'Agence des douanes et du revenu du Canada. Si vous fournissez votre numéro d'assurance sociale, nous l'utilisons également pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d'autres clients portant un nom semblable. Des renseignements médicaux peuvent être requis pour certains produits d'assurance afin de confirmer votre admissibilité à la couverture. Les renseignements médicaux fournis relativement à un produit d'assurance ne sont jamais communiqués.

Avec votre consentement, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels, lorsque la loi ne l'interdit pas, à des sociétés affiliées de Monarch Wealth Securities afin de vous proposer des produits et services de placement, d'assurance vie, d'assurance invalidité, de rentes et d'autres produits d'assurance précis. Monarch Wealth Securities peut utiliser vos renseignements personnels pour vous informer de ses produits, de ses services et d'autres sujets. Ce consentement est facultatif et vous pouvez le retirer en tout temps. Veuillez consulter la section sur vos options ci-dessous.

Comment Monarch Wealth Securities recueille-t-elle des renseignements personnels?

Nous obtenons la plupart des renseignements vous concernant directement de vous. Avec votre consentement, nous pouvons obtenir des renseignements personnels vous concernant auprès de tiers.

Quand Monarch Wealth Securities communique-t-elle des renseignements personnels?

Monarch Wealth Securities ne vend ni listes de clients ni renseignements personnels à des tiers.

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des parties externes à nos sociétés affiliées pour leur usage indépendant, sauf si vous le demandez ou l'autorisez, si les renseignements sont fournis pour réaliser une opération que vous avez initiée, ou si la communication est autrement permise ou exigée par la loi. Nous pouvons communiquer des renseignements aux autorités afin de servir un intérêt public manifeste et de remplir notre devoir public — par exemple pour prévenir la fraude, le blanchiment d'argent ou d'autres activités criminelles. Il peut nous être demandé, à l'occasion, de communiquer des renseignements aux organismes de réglementation et de surveillance des valeurs mobilières dont nous relevons aux fins d'un audit ou d'une enquête portant sur des comptes précis ou sur nos activités en général. Dans certaines circonstances, Monarch Wealth Securities peut communiquer vos renseignements identificatoires si elle estime de bonne foi que cette communication est nécessaire ou souhaitable pour protéger ses intérêts.

Il est parfois nécessaire de communiquer vos renseignements personnels à une partie externe à nos sociétés affiliées, comme un fournisseur ou une société de services que nous engageons pour le traitement de données, la préparation de vos relevés de compte ou le soutien de l'un ou l'autre de nos produits. Ces fournisseurs et sociétés de services s'engagent à protéger les renseignements confidentiels vous concernant ainsi que vos produits et services auprès de nous, et doivent respecter les lois applicables.

Monarch Wealth Securities offre-t-elle des options?

Il vous appartient toujours de décider de fournir ou non des renseignements personnels, ou de consentir à ce que nous en obtenions auprès de tiers. Dans bien des cas, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement en tout temps. Si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements ou consentements demandés, il se peut que nous ne puissions pas vous offrir certains produits et services, ou que vous soyez inadmissible à certains d'entre eux ou dans l'impossibilité de les utiliser.

Monarch Wealth Securities vous expliquera vos options de refus ou de retrait du consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, et nous consignerons et respecterons vos choix. Si vous souhaitez discuter de vos options, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels désigné ci-dessous ou avec notre service de la conformité. Notre personnel se fera un plaisir de vous expliquer vos options et les conséquences éventuelles d'un refus ou d'un retrait de consentement.

Combien de temps Monarch Wealth Securities conserve-t-elle les renseignements personnels?

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou exigé par la loi. La durée de conservation varie selon le produit ou le service et la nature des renseignements, et peut se prolonger au-delà de la fin de notre relation, mais uniquement aussi longtemps qu'il nous est légalement nécessaire de disposer de renseignements suffisants pour répondre à toute question pouvant survenir ultérieurement. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous appliquons des procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les rendre anonymes.

Comment Monarch Wealth Securities protège-t-elle les renseignements personnels?

Monarch Wealth Securities conserve et traite vos renseignements personnels à Toronto, en Ontario, au Canada. Certains renseignements personnels vous concernant sont conservés par le bureau qui gère votre compte.

Nous maintenons des normes et des procédures de sécurité pour prévenir l'accès non autorisé aux renseignements confidentiels vous concernant. Ces normes et procédures sont mises à jour et mises à l'essai périodiquement afin d'améliorer la protection des renseignements vous concernant et d'assurer leur intégrité.

Nous appliquons des procédures qui limitent l'accès des employés aux renseignements identificatoires à ceux qui ont un besoin professionnel de les connaître. Nous sensibilisons nos employés à l'importance de la confidentialité et de la protection de la vie privée des clients au moyen de procédures d'exploitation normalisées, de programmes de formation spéciaux et de nos politiques internes. Nous prenons les mesures appropriées pour faire respecter les responsabilités des employés en matière de confidentialité.

Tous nos fournisseurs et mandataires sont tenus, aux termes de leurs contrats avec Monarch Wealth Securities, de préserver votre confidentialité et ne peuvent utiliser les renseignements à des fins non autorisées. Lorsque nous fournissons des renseignements en réponse à une demande ou à une ordonnance légale ou réglementaire, nous nous assurons de la validité de l'ordonnance et ne communiquons que les renseignements exigés — autrement, nous obtiendrons votre consentement avant toute communication.

Qu'en est-il d'Internet?

Nous partageons vos préoccupations quant à la protection de votre vie privée dans l'univers d'Internet et nous nous engageons à la protéger. Les principes énoncés dans la présente politique s'appliquent également à tout ce que vous faites sur notre site Web.

Monarch Wealth Securities utilise des témoins (« cookies », de simples chaînes de texte HTTP) pour améliorer les services qui vous sont offerts et enrichir votre expérience du site Web en vous en facilitant et en accélérant l'accès. Lorsque vous accédez à ce site Web, un témoin peut être enregistré sur votre disque dur; il contient un numéro d'identification d'utilisateur aléatoire et unique servant à suivre la façon dont vous êtes arrivé sur le site et vos habitudes de navigation sur celui-ci. Ces témoins sont anonymes, ne révèlent pas votre identité, ne vous suivent pas ailleurs sur le Web et ne peuvent pas capter de données privées. Ils établissent une session utilisateur et permettent à notre serveur de fournir correctement aux utilisateurs les cadres et le contenu appropriés. Vous pouvez refuser les témoins en les désactivant dans votre navigateur; cependant, certaines pages de ce site Web peuvent en exiger un pour y accéder.

Il pourrait vous être demandé de fournir certains renseignements personnels dans le cadre d'une demande d'utilisation du service de notre site Web. Si, dans le cadre d'une telle demande, Monarch Wealth Securities vous demande de nous transmettre des renseignements confidentiels par Internet, nous veillons à ce que cette transmission soit chiffrée. Nous utilisons votre identifiant de connexion pour vous identifier comme utilisateur du service. Nous utilisons les renseignements sur les opérations de façon agrégée pour évaluer et améliorer le service. Vous pouvez contribuer à la confidentialité de vos renseignements identificatoires lors de l'utilisation du site Web de Monarch Wealth Securities en ne divulguant à personne le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous sont attribués.

Lorsque vous nous envoyez un courriel ou nous demandez de vous répondre par courriel, nous prenons connaissance de votre adresse électronique exacte et de tout renseignement que vous y avez inclus. Nous utilisons votre adresse électronique pour accuser réception de vos commentaires ou répondre à vos questions, et nous conservons votre message et notre réponse au cas où la correspondance se poursuivrait. Nous ne vendrons votre adresse électronique à personne en dehors de Monarch Wealth Securities. Nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour vous transmettre de l'information sur nos produits ou services susceptibles de vous intéresser. Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles communications par courriel, vous pouvez nous en informer en tout temps. Rappelez-vous que le courriel transmis par Internet n'est généralement pas chiffré. Nous vous recommandons de ne pas nous transmettre de renseignements sensibles ou confidentiels par courriel ordinaire, car le courriel non chiffré n'est généralement pas sécurisé.

Notre site Web peut contenir des liens vers d'autres sites Web. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, vous accédez à un autre site Web dont Monarch Wealth Securities n'est pas responsable et sur lequel elle n'exerce aucun contrôle.

Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels?

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels vous concernant que détient Monarch Wealth Securities ainsi qu'à l'information sur leur utilisation et leur communication en communiquant avec votre conseiller en placement ou avec le directeur du bureau qui gère votre compte. Nous vous informerons à l'avance si des frais minimes sont exigés pour effectuer la recherche, et nous répondrons à votre demande rapidement, mais dans tous les cas dans les 30 jours. Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de vous communiquer des renseignements tirés de nos dossiers s'ils font référence à d'autres personnes, sont protégés par le secret professionnel, contiennent des renseignements exclusifs à Monarch Wealth Securities, sont trop coûteux à extraire ou ne peuvent être communiqués pour d'autres motifs juridiques. De plus, nous ne tenons pas de registres de communication pour les actions courantes ou de routine.

Comment puis-je garder mes renseignements personnels exacts?

Monarch Wealth Securities s'efforce de tenir des dossiers aussi exacts et complets que possible. Vous pouvez nous aider à maintenir l'exactitude de vos renseignements en nous signalant tout changement. Si vous constatez une erreur dans les renseignements vous concernant, informez-nous et nous apporterons les corrections immédiatement, en veillant à ce qu'elles soient transmises à toute personne à qui nous aurions communiqué des renseignements erronés. En cas de désaccord persistant, nous consignerons votre opinion au dossier.

Qui dois-je contacter au sujet de la protection de la vie privée?

Monarch Wealth Securities a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, Michael Bignell, pour répondre à vos préoccupations ou questions en matière de confidentialité — ou à toute préoccupation concernant le traitement d'une demande de renseignements personnels. Pour joindre notre responsable : par écrit, au 11, rue King Ouest, bureau 300, Toronto (Ontario) M5H 4C7; par téléphone, au 416 866-8600; ou par courriel, à bignell@monarchsecurities.ca. Vos préoccupations seront transmises au personnel de la conformité concerné afin que d'autres mesures soient prises pour résoudre la question, le cas échéant.

Si vos préoccupations demeurent non résolues, vous pouvez communiquer directement avec notre président du conseil et chef de la direction, par écrit au 11, rue King Ouest, bureau 300, Toronto (Ontario) M5H 4C7, ou par téléphone au 416 866-8600.